PROCESUL REZOLVARII PROBLEMELOR – problema corecta si solutia potrivita

0
PROCESUL REZOLVARII PROBLEMELOR – problema corecta si solutia potrivita

„Daca as avea o ora sa salvez planeta, as aloca 59 de minute definind problema si un minut pentru a o rezolva” – Albert Einstein        

Multe dintre organizatii, in proiectele de inovare pe care le desfasoara (dezvoltarea de noi produse, servicii, procese), nu abordeaza cu suficienta rigurozitate definirea problemelor pe care isi propun sa le rezolve si nici argumentarea motivului pentru care acestea sunt importante. Fara aceasta rigurozitate, companiile rateaza oportunitatile, isi consuma resursele si ajung sa desfasoare initiative de inovare care nu sunt aliniate cu strategiile lor. Companiile trebuie sa isi dezvolte abilitatea de a-si pune intrebarile potrivite, astfel incat sa abordeze problemele corecte. In acest context, este recomandat a se utiliza procesul rezolvarii problemelor care consta in identificarea unor intrebari si utilizarea raspunsurilor aferente pentru a crea documentarea problemei si elaborarea solutiilor corecte.

Importanta acestui aspect este data de 2 motive:

  • Reuneste expertii companiei in jurul unei intelegeri comune a problemei si a motivului pentru care aceasta trebuie abordata, precum si a nivelului resurselor care ar trebui alocate;
  • Ajuta organizatia sa defineasca in mod clar solutiile potentiale, oferind expertilor interni si externi pe diferite domenii informatiile de care au nevoie pentru rezolvarea problemei.

PASII RECOMANDATI IN REZOLVAREA PROBLEMELOR

Pasul 1: Stabilirea necesitatii existentei unei solutii

Presupune enuntarea problemei in cel mai simplu mod posibil, ca o declaratie sau slogan. Scopul acestui pas este de a defini problema intr-un mod cat mai simplu si clar: „Cautam X pentru a realiza Z, masurat prin Y”. In acest pas se clarifica importanta problemei si se definesc resursele pentru a o rezolva.

Intrebarile la care trebuie raspuns in aceasta etapa sunt:

  • Care este nevoia de baza? Aceasta reprezinta problema esentiala, definita clar si concis. Este importanta concentrarea pe miezul problemei, in loc sa se treaca direct la solutie. Totodata, definirea perimetrului de impact a problemei este esentiala.
  • Care este rezultatul dorit? Raspunsul necesita intelegerea perspectivelor clientilor si ale altor beneficiari, precum si evitarea tentatiei de a prefera o anumita solutie sau abordare favorita. Aceasta intrebare ar trebui sa vizeze un raspuns calitativ si cantitativ in acelasi timp. In acest stadiu poate fi utila si fixarea unui obiectiv specific cu un prag ridicat.
  • Cine va avea beneficiile si de ce? Raspunsul la aceasta intrebare obliga organizatia sa identifice toti clientii si beneficiarii. De aceea, este necesar sa stiti daca, de exemplu, rezolvati o problema legata de un produs pentru un reprezentant de vanzari sau managerul Departamentului de Achizitii, deoarece succesul solutiei poate varia in mod semnificativ in cele 2 cazuri.

 

Pasul 2: Justificarea nevoii

Scopul raspunsurilor la intrebarile care trebuie gandite in acest pas este de a explica de ce organizatia ar trebui sa incerce rezolvarea problemei.

  • Efortul este aliniat cu strategia? Efortul va servi scopurilor strategice ale companiei? Nu este ceva neobisnuit ca o organizatie sa continue sa lucreze la niste probleme care nu mai sunt sincronizate cu strategia sau misiunea sa. In acest caz, efortul si intreaga initiativa ar trebui reconsiderate.
  • Care sunt beneficiile dorite pentru companie si cum vor fi masurate? In companiile non-profit, beneficiile pot constitui atingerea un anumit nivel de venituri, castigarea unei cote de piata sau realizarea unor imbunatatiri specifice.
  • Cum ne vom asigura ca solutia va fi implementata? Presupunand ca este gasita o solutie, trebuie desemnate persoane din cadrul organizatiei care sa fie responsabile pentru a o transpune in actiuni. Aceasta persoana nu este de ajuns sa fie expert in domeniul de impact al problemei, ci trebuie sa fie si managerul unei divizii, echipe functionale sau departament.

Este important in aceasta etapa sa se initieze o discutie detaliata in organizatie cu privire la resursele care ar putea fi necesare implementarii solutiei care se va defini. Desi poate fi vazuta ca prematura aceasta discutie, inainte de definirea concreta a problemei si alegerea solutiei din gama celor propuse, nu este deloc prea devreme sa se inceapa explorarea resurselor disponibile din organizatie pentru a fi alocate implementarii solutiei. Este important sa se comunice nivelul resurselor umane si financiare necesare.

Dupa ce au fost stabilite resursele si criteriile pentru implementarea solutiei si importanta lor in cadrul organizatiei, trebuie sa treceti la definirea problemei in detaliu. Aceasta implica aplicarea unei metode riguroase pentru a va asigura ca ati strans toate informatiile necesare pentru rezolvarea problemei.

 

Pasul 3: Incadrarea problemei in context

Aceasta este etapa examinarii eforturilor anterioare legate de problema in cauza, pentru a alege o solutie care sa scuteasca timp si resurse si sa genereze un nivel ridicat de gandire creativa. Daca problema este specifica industriei in care activeaza firma, este vital sa intelegeti de ce alte companii de pe piata nu au reusit sa o abordeze.

  • Ce abordari am incercat pana acum? Scopul este sa gasiti solutiile care s-ar putea sa existe deja in organizatia dumneavoastra si sa le identificati pe cele care au fost gasite in trecut si respinse. Raspunzand la aceasta intrebare, puteti evita „reinventarea rotii” sau esecul solutiei alese.
  • Care sunt constrangerile interne si externe in implementarea solutiei?
    • Aveti suportul necesar pentru evaluarea solutiilor posibile? Sunteti sigur ca puteti obtine bugetul financiar necesar pentru implementare?
    • Exista probleme legate de brevete sau drepturi de proprietate intelectuala? Exista legi si reglementari care ar trebui luate in considerare? Raspunsurile la aceste intrebari ar putea necesita consultarea cu diferiti experti sau beneficiari.

 

Pas 4: Elaborarea declaratiei de definire a problemei

In acest stadiu se elaboreaza descrierea completa si detaliata a problemei si cerintelor necesare implementarii solutiei. Declaratia problemei include toate elementele pe care organizatia le-a parcurs prin raspunsul la intrebarile din pasii anteriori si ajuta la stabilirea unui consens legat de o solutie viabila si resursele necesare pentru realizarea ei.

O descriere clara ajuta totodata beneficiarii din interiorul si exteriorul organizatiei sa intelega rapid problema, lucru util mai ales in cazul in care solutiile la probleme complexe intr-o industrie sau disciplina vin de la o echipa de experti in domenii diverse.

 

Intrebarile care va pot ajuta sa elaborati o declaratie completa si temeinica a problemei sunt:

  • Problema contine de fapt mai multe probleme? Scopul este defalcarea ei pana la cauzele fundamentale. Problemele complexe, aparent fara solutii, sunt mult mai abordabile daca se desfac in mai multe elemente distincte.
  • Ce cerinte trebuie sa indeplineasca o solutie? Trebuie definite in detaliu aria de aplicare a solutiei, riscurile care trebuie evitate, impactul acestora.
  • Ce informatii ar trebui sa includa declaratia problemei? Pentru a implica un numar mare de experti din zone variate, o declaratie a unei probleme trebuie sa indeplineasca in acelasi timp doua criterii: sa fie extrem de specifica, dar nu neaparat tehnica. Nu ar trebui sa contina termeni foarte specifici unei industrii sau unei arii particulare. Ar trebui sa includa, in schimb, un rezumat al solutiilor anterioare si al cerintelor aferente.
  • Ce trebuie sa prezinte cei capabili in a rezolva problema? In ce informatii despre solutiile propuse trebuie sa investeasca organizatia?
  • Cum ar trebui stimulati cei capabili sa rezolve problema? Organizatia trebuie sa se asigure ca in rezolvarea problemei sunt implicati expertii potriviti. Pentru cei interni, stimulentele pot fi descrise in fisa postului sau acordate sub forma de bonusuri, iar pentru cei externi, stimulentele pot fi recompense financiare.
  • Cum vor fi evaluate solutiile si cum va fi masurat succesul lor? Este esentiala claritatea si transparenta in definirea metodologiilor si instrumentelor pentru evaluarea solutiilor si rigurozitatii proceselor. Daca se intampina probleme in aceasta etapa, acesta este un semn ca pasii anteriori nu au fost abordati cu suficienta rigoare.

CONCLUZII

Un proces structurat in rezolvarea problemelor are multiple beneficii pentru o organizatie:

  • Eliminarea timpului pierdut cu discutii si dezbateri;
  • Identificarea punctelor din cadrul procesului care trebuie imbunatatite;
  • Descoperirea cauzelor sistematice si gruparea pe tipologii de cauze;
  • Explicarea motivelor producerii unui incident;
  • Atribuirea unei reprezentari concrete pentru un incident (si transpunerea lui in parametri masurabili);
  • Compararea a ceea ce s-a intamplat in realitate cu ceea ce ar fi trebuit sa se intample, in fiecare punct din timpul producerii incidentului.

Organizatiile care aplica pasii prezentati in acest material si isi dezvolta abilitatile si disciplina de a-si pune cele mai bune intrebari prin care sa-si defineasca problemele cu o rigoare cat mai mare isi pot crea un avantaj strategic, isi pot elibera capacitatea inovatoare, gasind astfel o cale spre performanta. Definirea celor mai bune intrebari produce cele mai bune rezultate.

BIBLIOGRAFIE

  1. V. German, D.V. Ofitserov, Problem Solving: Methods, Programming and Future Concepts, Elsevier, 1995
  2. Robert J. Sternberg, Thinking and Problem Solving, Elsevier, 1998
  3. Dieter Fensel, Problem-Solving Methods: Understanding, Description, Development, and Reuse, Springer Science & Business Media, 2000
  4. Sarah Foster, Margaret McDougall, Lynsey Ankers, Can Do Problem Solving, Nelson Thornes, 2004
  5. Mark A. Runco, Problem Finding, Problem Solving, and Creativity, Greenwood Publishing Group, 1994
  6. Judith Combes Taylor Ph.D., Rebekah Lashman, Pamela Helling, Practical Problem-Solving Skills in the Workplace, AMACOM Div American Mgmt Assn, 1994
  7. Dale Seymour, Margaret Shedd, Finite Differences: A Problem Solving Technique, Creative Pubs., 1973
  8. Michael R. Kelly, Everyone’s Problem Solving Handbook, Taylor & Francis, 1992

Shopping cart